Aménager mes bureaux

Les open space sont apparus au XXe siècle avec la modernisation progressive du monde des affaires. Bureaux immenses, plateaux type call-centers, succession de boxes, ils ont connu un essor certain avant de se réinventer. Depuis 20 ans, les open space s’humanisent et se transforment en espaces de coworking ou en flex offices, ces bureaux communs que l’on emprunte au gré de ses passages. Une humanisation nécessaire puisque ces espaces décloisonnés n’ont pas que des avantages : nombreuses sont les personnes s’y plaignant des nuisances sonores. Les entreprises cherchent désormais à améliorer l’acoustique de leurs locaux. Dans cet article, retrouvez nos recommandations pour réduire le bruit dans un open space afin de limiter le stress de vos collaborateurs, favoriser leur concentration et préserver la confidentialité des échanges.

Choisir le lieu

Vous n’aurez peut-être pas l’embarras du choix mais gardez en tête qu’un open space efficace se doit de présenter une superficie minimale. Prévoyez au moins 12 m2 par personne et laissez plus d’un mètre entre chaque collaborateur si certains postes de travail se trouvent regroupés.

Le terme « espace ouvert » sous-entend un lieu aéré et lumineux, possédant si possible quelques fenêtres sur l’extérieur. Il faut également que l’endroit présente une hauteur de plafond acceptable, sous peine de plonger vos salariés dans la morosité !

Peut-être pensez-vous que de vastes volumes favorisent la propagation des ondes sonores ? C’est parfois vrai. Mais vous pouvez également les aménager plus facilement et mettre en place de nombreuses astuces pour limiter le risque d’écho. Une pièce trop exiguë ne sera pas conviviale et ne fera que concentrer le bruit des conversations, des chaises que l’on déplace ou des sonneries de téléphone.

Répartir les postes de travail : de l’open space au multi space

Voici un point clé nécessitant une bonne dose d’organisation et de bon sens !

En réfléchissant à la disposition des postes de travail ainsi qu’à la circulation au sein de l’open space, vous pourrez préserver la capacité de concentration de vos collaborateurs. Certaines fonctions sont moins silencieuses que d’autres. Ne placez pas l’équipe commerciale à proximité immédiate des comptables. Ces derniers pourraient bien commettre quelques erreurs de calcul lors des négociations difficiles et enflammées de vos vendeurs !

Une répartition bien pensée permet en outre de limiter les déplacements des uns et des autres.

Veillez également à placer les lieux de détente à l’écart des bureaux. Rassemblez le coin cafétéria, les sofas et autres poufs dans un endroit bien délimité et isolé par quelques panneaux savamment disposés. Même chose pour les photocopieuses et les imprimantes communes.

Vous pouvez enfin créer un multi space, réunissant plusieurs zones aux usages bien différents :

• La zone détente, nous venons d’en parler ;
• Les bureaux proprement dits ;
• Quelques bulles de confidentialité individuelles et des cabines ou alcôves acoustiques permettant de téléphoner sans déranger les collègues ;
• De petits espaces au calme pour les collaborateurs souhaitant s’isoler pour mieux se concentrer sur un projet spécifique ;
•  De vraies salles, séparées de l’open space par 4 murs, qui abriteront réunions, séances plénières et autres sessions de brainstorming.

Votre courtier en travaux pourra vous aider à disposer ces différentes zones pour un agencement parfaitement optimisé.

Choisir les matériaux

Plutôt que de laisser les ondes sonores se réverbérer sur les parois de l’open space, l’idée est ici d’en perturber la diffusion, voire de les absorber.

Vous éviterez donc les surfaces planes et dures comme les parois de verre. Au sol, rien de tel qu’une moquette épaisse pour étouffer le bruit des pas. Certains revêtements peuvent ainsi réduire le bruit jusqu’à 40 décibels.

Pour les murs, pensez au liège, matériau de choix pour l’isolation phonique, et, en fonction de votre budget, aux cloisons végétalisées. Vous pouvez également ajouter quelques panneaux acoustiques, fixés au mur ou suspendus aux structures du plafond. Il en existe de multiples formes, aux couleurs très variées afin de se fondre dans le décor de l’open space et, peut-être, lui ajouter une touche design.

Équiper et aménager l’open space

Murs, sol, plafond, plan d’ensemble, vous avez pris les décisions les plus importantes. Reste à aménager les postes de travail pour peaufiner l’ensemble.

Pour isoler vos collaborateurs du bruit ambiant, investissez dans quelques cloisons acoustiques autoportantes que vous placerez judicieusement entre les différents pôles de l’open space. Fixez des écrans séparateurs à l’avant et sur les côtés des bureaux. Chacun pourra y coller son planning ou ses photos de famille.

Les espaces de coworking sont souvent conçus pour être conviviaux et d’un abord moins strict que les bureaux d’entreprises aux codes bien établis. Vous pouvez alors laisser libre cours à votre imagination et ajouter ici et là quelques étagères de livres business, des tentures, des plantes vertes ou des tapis. Autant d’éléments qui freineront la propagation des sons indésirables.

Dans les zones où le téléphone règne sans partage, pensez enfin à équiper vos salariés de casques anti-bruit, avec micro incorporé.

Partager et adopter les bonnes pratiques

Plutôt que d’essayer de réduire la propagation du bruit, pourquoi ne pas réfléchir à ce qui génère les nuisances sonores pour mieux les limiter ?

En les impliquant dès l’étape de conception de l’open space, vos collaborateurs s’y sentiront plus à l’aise. Ils pourront également participer à la rédaction de règles de conduite profitables à tous. Quelques exemples :

* Préférer les mélodies aux sonneries de téléphone stridentes et agaçantes. Baisser le son ou opter pour le vibreur dans le cas d’un portable ;

* Bannir les éclats de voix même en cas de désaccord ou de réclamation !

* S’éloigner pour discuter entre collègues ;

* Limiter les déplacements ;

* Adopter un code signifiant que vous êtes disponible ou, au contraire, plongé dans un dossier complexe (un petit panneau orné d’émoticônes peut suffire !) ;

* Ne pas monopoliser les espaces individuels ;

* Et ainsi de suite…

Vous vous demandez comment organiser votre open space et faire en sorte que vos collaborateurs s’y sentent bien ? Vous craignez que le bruit ambiant ne nuise à leur bien-être comme à leur productivité ? Contactez la Maison des Travaux, agence de Lille Nord. Nous vous aidons à résoudre ce genre de problèmes et vous accompagnons dans tous vos projets d’aménagement, extension, rénovation et décoration.