Aménager mes bureaux

S’il est un élément indispensable dans la vie et la croissance d’une entreprise, c’est bien la communication et le partage d’idées parmi ses collaborateurs. Malgré le développement exponentiel des échanges virtuels, la salle de réunion reste un lieu incontournable pour prendre des décisions, former, informer et mener à bien les projets de l’organisation. Encore faut-il qu’elle soit conçue pour offrir les conditions de travail idéales : impossible d’être productif dans une pièce incommode, aux dimensions mal adaptées ! Voici donc nos recommandations pour aménager une salle de réunion à la fois fonctionnelle et confortable.

3 règles incontournables

Avant toute chose, rappelons 3 principes essentiels en matière de réunion :

       1. Chaque participant doit voir et entendre sans avoir besoin de se tordre le cou ni de tendre l’oreille. De même, il importe qu’il puisse s’exprimer sans contrainte ;

       2. Les occupants de la salle doivent disposer du matériel nécessaire au succès de la séance de travail ;

       3. Ils seront enfin confortablement installés afin que rien ne vienne perturber leur bonne volonté !

Les critères à ne pas oublier

Ces 3 principes bien en tête, vous considérerez quelques critères liés à l’usage que vous ferez de votre salle de réunion avant d’en prévoir l’aménagement :

       * Le nombre de personnes
C’est la première question à se poser !

       * Le type de réunions
Séances de brainstorming, formations, réunions commerciales, suivi de projet, négociations ou discussions stratégiques, il existe mille et une raisons de se rassembler. Interrogez-vous sur les pratiques de votre entreprise.
Vos équipes sont-elles adeptes des grandes messes ou préfèrent-elles les échanges rapides n’excédant pas une heure ou deux ?
Qui avez-vous prévu d’accueillir dans la salle de réunion ? vos collaborateurs ? les clients et partenaires de l’entreprise ? ou même quelques officiels ?
Faut-il prévoir la discrétion nécessaire à certaines conversations confidentielles ?

       * L’image et le type d’entreprise
C’est un point plus important qu’il n’y paraît : qu’il s’agisse des espaces de réunion ou des locaux en général, le décor d’une start-up innovante ne ressemblera pas à celui d’une entreprise centenaire aux activités bien établies.

       * Le budget
Quelle entreprise négligerait ce critère dans le moindre de ses projets ?

Les éléments d’une salle de réunion efficace

Maintenant que vous avez clairement défini vos besoins, reste à choisir le lieu et les équipements nécessaires.

La configuration

La pièce doit être d’une surface adaptée au nombre de personnes prévu.

Assis à une table de réunion, les participants doivent disposer d’un écart minimum de 60 cm avec leurs voisins pour se sentir à l’aise. Comptez plutôt 80 cm s’ils doivent non seulement écouter mais également travailler avec ordinateur et documents.

Par ailleurs, il faut prévoir environ 1 mètre entre la table et le mur pour éviter les problèmes d’encombrement et la sensation d’oppression.

Si vous souhaitez que votre espace de réunion soit aussi polyvalent que possible, choisissez une pièce de grande taille, que vous modulerez à l’aide de cloisons mobiles.

Attention enfin à la localisation de la salle de réunion et pensez au parcours des visiteurs extérieurs. Le fait qu’ils traversent l’ensemble de vos locaux peut-il poser problème ? Vérifiez aussi que les lieux d’aisance ne sont pas trop éloignés !

Le mobilier

Les fabricants proposent un nombre incalculable de tables et de sièges à choisir en fonction de leurs usages. Voici quelques combinaisons possibles :

       * La table fixe, traditionnelle, complétée de sièges confortables avec dossier et accoudoirs : voilà qui est parfait pour les réunions formelles de plusieurs heures ;

       * Les tables et les chaises mobiles qu’il est possible de déplacer à volonté pour organiser ateliers et petits groupes de travail. Certaines sont disponibles dans des couleurs et formats originaux pour stimuler la créativité ;

       * Les chaises avec tablette pour les formations et conférences diverses.

À éviter : les tables en couronne si vous manquez de place. Elles vous feraient perdre beaucoup d’espace en leur centre.

Vous hésitez ? Demandez conseil à votre courtier en travaux. Il vous présentera quelques maquettes 3D pour vous aider à visualiser votre future salle de réunion.

La confidentialité

Si personne ne doit entendre ce qui se dit dans la salle, et si, à l’extérieur, vos collaborateurs ne doivent pas être dérangés par les éclats de conversations passionnées, prévoyez l’isolation acoustique des lieux. Et préférez les murs pleins aux cloisons en verre, très esthétiques mais peu discrètes.

L’éclairage

Dans l’idéal, votre salle de réunion comportera au moins une fenêtre donnant sur l’extérieur. L’atmosphère n’en sera que plus agréable et les participants aux réunions n’auront pas l’impression d’être enfermés lorsque les discussions s’éternisent. N’oubliez pas de munir les fenêtres de stores pour les jours de grand soleil.

Un éclairage modulable permettra de projeter les présentations dans de bonnes conditions. Vous éviterez également les yeux fatigués en fin de journée.

Le matériel

Voici maintenant quelques éléments indispensables à une séance d’échange et de travail productive :

       * Des prises électriques en nombre suffisant et facilement accessibles
Les trappes et goulottes placées au centre d’une grande table sont plus pratiques que les prises murales. Ces dernières peuvent s’avérer dangereuses puisqu’elles impliquent des câbles posés au sol qu’il faut enjamber sans s’y prendre les pieds.

       * Une connexion Internet puissante

       * Si besoin, le matériel permettant les visioconférences ou la projection d’informations
La visibilité doit être parfaite sans que l’équipement ne soit trop encombrant. Le projecteur pourra être fixé au plafond à condition de rester accessible pour les réglages.

       * Un espace de stockage pour d’éventuelles boissons, bloc-notes ou paperboards
Pensez aussi au porte-manteau et au recoin bien utile pour y entreposer les valises et les sacs des visiteurs extérieurs.

       * Le coin café !
Vous ne voudriez pas priver vos collaborateurs et partenaires de leur dose quotidienne de caféine, n’est-ce pas ?

La décoration

Rien de plus ennuyeux que d’assister à un meeting ou une conférence dans une salle triste et sans âme. Le décor de la pièce véhicule l’image de votre société, ses valeurs et les messages qu’elle souhaite transmettre. N’oubliez donc pas cette ultime étape dans l’aménagement de votre salle de réunion.

Vous souhaitez revoir l’agencement de votre espace de travail ? Contactez la Maison des Travaux, agence de Lille Nord. Nous vous accompagnons dans vos projets d’extension, de rénovation, d’aménagement et de décoration de vos bureaux et locaux professionnels.